Nhân Viên Văn Phòng Cần Bằng Cấp Gì – Thông tin tuyển sinh Đại học Cao đẳng

Khái niệm về nhân viên văn phòng

Nhân viên văn phòng là cụm từ thường được sử dụng rất nhiều trong lĩnh vực công việc hành chính nhân sự, văn phòng. Bất kể trong một văn phòng nào cũng có những nhân viên kiêm nhiệm các lĩnh vực như nhân viên tổng vụ, nhân viên C&B, trưởng phòng tiếng anh,…. Nhân viên văn phòng là gì? Trong tiếng anh mọi người thường định nghĩa đó là những “Office Staff”. Đây là một trong những người thường xuyên được ví như là “bảo mẫu” của công ty, thực hiện các công việc nhất định thuộc các lĩnh vực về hành chính. Hầu hết tại các cơ quan nhà nước hay doanh nghiệp hiện nay, nhân viên văn phòng là bộ phận gần như không thể thiếu của bất cứ đơn vị nào. Từ những tin tuyển dụng viec lam o hung yen cho đến những tin tuyển dụng tại Hồ Chí Minh chúng ta đều bắt gặp nhu cầu tuyển dụng cho vị trí nhân viên phòng. 

Nhân viên văn phòng là một bộ phận cốt lõi được coi là một cái nôi nuôi dưỡng và phục vụ cho tất cả hoạt động của công ty, từ khâu giải quyết các thủ tục về hành chính và lễ tân đón khách, đến những sự kiện hoạt động hỗ trợ cho toàn thể nhân viên, ngoài ra còn có thể tư vấn pháp lý cho lãnh đạo nếu cần thiết. Vì tính chất công việc như vậy, ở nhiều công ty, bộ phận làm nhân viên văn phòng được bố trí và sắp xếp hợp lý để thuận tiện cho việc trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau.

Việc làm Nhân sự

Những kiến thức chung về nghề nhân viên văn phòng

Để có thể lựa chọn nghề nhân viên văn phòng bạn cần tìm hiểu các kiến thức trên lĩnh vực này. Những kiến thức chung nhất dưới đây sẽ giúp bạn thành công hơn và có những lựa chọn đúng đắn khi quyết định có lựa chọn làm công việc của một nhân viên văn phòng hay không?

Mô tả công việc của nhân viên văn phòng

Một nhân viên văn phòng làm việc theo giờ hành chính cần thực hiện rất nhiều công việc. Bạn đã biết những công việc một nhân viên khi làm việc trong văn phòng là thực hiện những gì?

Thông thường các công việc của nhân viên văn phòng bao gồm:

Thực hiện công việc lễ tân trong văn phòng

Các công việc của một lễ tân mà nhân viên văn phòng cần thực hiện có những công việc như:

1.Trả lời và tiếp nhận điện thoại từ khách hàng

2. Thực hiện các công việc đón khách thay lãnh đạo và giám đốc

3. Xử lý và giải quyết những thông tin ban đầu và hướng dẫn khách mời đến bộ phận chức năng khi họ có nhu cầu về các vấn đề liên quan đến công việc của nhân viên văn phòng.

4. Tổ chức các các cuộc họp của công ty, tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo được hiệu quả.

Bên cạnh đó nhiệm vụ của họ có thể làm các công việc khách tiết, đối nội, các hoạt động tập thể, phong trào khi công ty tổ chức. Tổ chức những hoạt động thiết yếu khi công ty lập kế hoạch liên quan đến quyền hạn và nhiệm vụ của mình.

Tổ chức và thực hiện công việc liên quan đến nghiệp vụ

Trong nhiệm vụ của những nhân viên văn phòng không thể thiếu công việc liên quan đến công tác văn thư, công tác tham mưu tổng hợp,… Các hoạt động họ cần thực hiện trong lĩnh vực này bao gồm:

1. Thực hiện các công việc về tiếp nhận công văn, xử lý những văn bản giấy tờ, các văn bản gửi đến công ty, phân loại và gửi đến từng bộ phận thực hiện tương ứng với các chức năng được bàn giao.

2. Tiếp nhận những bản hợp đồng không thời hạn, hợp đồng dài hạn, các quyết định như và bảo quản, lưu trữ tất cả các tài liệu nội bộ và những tài liệu bên ngoài, dữ liệu thứ cấp phục vụ cho hoạt động tra tìm thông tin.

3. Tiến hành chấm công cho nhân viên công ty, những trường hợp xin đến muộn, về sớm, nghỉ phép đều được thực hiện qua nhân viên văn phòng

4. Những công việc thường ngày vẫn phải làm của nhân viên văn phòng là gì? Đó có thể là sắp xếp lịch làm việc, lịch họp cho giám đốc công ty theo đúng lịch trình, sắp xếp một cách khoa học, phù hợp nhất.

5. Tham mưu, góp ý đề xuất cho lãnh đạo, bên cạnh đó đưa ra những giải pháp phù hợp nhằm phát triển công ty một cách tốt nhất.

Quản lý trang thiết bị kỹ thuật và cơ sở vật chất

Bên cạnh những công việc về nghiệp vụ, nhân viên văn phòng còn thực hiện các công việc liên quan đến hậu cần. Tiêu biểu là những công việc như sau:

1. Quản lý trang thiết bị về kỹ thuật, trang bị mua sắm tài sản công ty khi bị hư hỏng hay cần sửa chữa bảo dưỡng,…

2. Cung cấp các vật phẩm, thiết bị, văn phòng phẩm và đồ dùng theo nhu cầu, mẫu giấy đề xuất mua văn phòng phẩm của nhân viên nhằm đáp ứng tiêu chuẩn và nhu cầu làm việc hiệu quả nhất.

3. Bên cạnh đó họ cũng là người quản lý văn phòng phẩm như sách, báo, tạp chí những tài liệu có giá trị, tài liệu tra cứu trong quá trình làm việc của nhân viên trong cơ quan.

Nếu bạn xác định tìm một công việc liên quan đến nhân viên văn phòng trước hết những công việc đã mô tả trên bạn cần phải thành thạo, nắm vững những kiến thức, đồng thời thực hiện tất cả những kỹ năng một cách tốt nhất. Như vậy, bạn có thể đáp ứng các yêu cầu của ngành này.

Tuyển dụng nhân viên văn phòng

Bạn có biết nhân viên văn phòng cần bằng cấp gì?

Để có thể trở thành một nhân viên văn phòng đúng chuẩn mực bạn cũng cần phải biết nhân viên văn phòng học ngành gì và cần có cho mình những năng lực và bằng cấp nhất định.

Trước hết bạn cần có bằng cấp tốt nghiệp ngành hành chính nhân sự, ngành quản trị văn phòng để đáp ứng được yêu cầu của nhà tuyển dụng.

Không chỉ vậy cần có một số chứng chỉ như chứng chỉ về ngoại ngữ, tin học, chứng minh bạn là người có đủ năng lực để khi nhà tuyển dụng nhìn vào bạn, họ có thể chọn lựa nhé.

Lương của nhân viên hành chính văn phòng

Mức lương là một trong những vấn đề khi lựa chọn việc làm hành chính văn phòng mà nhiều người quan tâm. Nhân viên văn phòng là gì? Mức lương của họ ra sao? Có nhiều mức lương khác nhau tùy thuộc vào cấp bậc của mỗi người bạn có thể tham khảo theo từng vị trí việc làm.

Cấp bậc nhân viên

Mức lương của những người làm nhân viên dao động trong khoảng từ 5,5 triệu VNĐ – 7 triệu VNĐ dành cho các vị trí như nhân viên tiếp tân, việc làm nhân viên hành chính nhân sự. Đối với nhân viên thực hiện các công việc này mức lương áp dụng như vậy theo mức cơ sở cũng đảm bảo các tiêu chí để bạn có thể xem xét và lựa chọn nó.

Cấp bậc thư ký

Nếu khi bạn làm văn phòng nhưng giữ chức vụ là thư ký hay trợ lý bạn sẽ được hưởng mức lương trung bình là 8,5 triệu VNĐ – 12 triệu VNĐ bao gồm các công việc của người thư lý, trợ lý cho giám đốc.

Cấp bậc quản trị

Nhân viên hành chính văn phòng sẽ được nhận mức lương là 9 triệu VNĐ – 25 triệu VNĐ. Tuy nhiên tại cấp bậc này yêu cầu đây phải là những người có trình độ chuyên môn cao, hiểu biết rộng rãi về nhiều lĩnh vực, tốt nghiệp các ngành ngôn ngữ, nhân sự, quản trị kinh doanh,…đồng thời có ít nhất là từ 2 năm kinh nghiệm trở lên thì mới được xem xét.

Xét về mặt lý thuyết mỗi ngành đều có một mức lương phù hợp với mức độ công việc được giao. Nếu bạn đang cần tìm kiếm việc làm cho một nhân viên văn phòng với mức lương thích hợp và ưu đãi bạn có thể tìm kiếm tại việc làm Vĩnh Phúc và rất nhiều tỉnh thành khác tại timviec365.vn, ở đó có rất nhiều công việc dành cho nhân viên văn phòng với các chế độ rất hợp lý tại nhiều tỉnh thành trên cả nước. Bạn có thể tham khảo thông tin và tìm kiếm việc làm cho mình dễ dàng và thuận tiện nhất.

>>> Bạn có thể tìm việc làm tại Đồng Nai ngay hôm nay hay tại bất kì tỉnh thành nào khác chỉ với những thao tác đơn giản trên website Timviec365.vn

Việc làm Thư ký – Trợ lý

Nhân viên văn phòng là gì?

Nhân viên văn phòng là một trong những bộ phận quan trọng đối với mỗi công ty hay doanh nghiệp, thực hiện các công việc có tính chất hành chính dể đạt được kết quả công việc nhất định.

Có thể thấy, trong lĩnh vực hành chính văn phòng, nhân viên văn phòng là cụm từ được nhắc đến khá rộng rãi. Hầu hết tại các cơ quan nhà nước hay doanh nghiệp hiện nay, nhân viên văn phòng là bộ phận gần như không thể thiếu của bất cứ đơn vị nào.

Như vậy khái niệm Nhân viên văn phòng là gì? đã được giải thích tương đối cụ thể ở nội dung này.

Nhân viên văn phòng cần bằng cấp gì?

Để có thể trở thành một nhân viên văn phòng cần phải hiểu được Nhân viên văn phòng là gì? và cần có cho mình những năng lực và bằng cấp nhất định.

Trước hết cần phải có bằng tốt nghiệp ngành hành chính nhân sự, ngành quản trị văn phòng để đáp ứng được yêu cầu của nhà tuyển dụng. Không chỉ vậy còn cần phải có một số chứng chỉ như chứng chỉ về ngoại ngữ, tin học, để chứng minh bạn là người có đủ năng lực để nhà tuyển dụng có thể lựa chọn.

Nhân viên văn phòng làm những công việc gì?

Nhân viên văn phòng chủ yếu làm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính như: Công tác lễ tân, sắp xếp lịch làm việc, lịch họp cũng như và đảm bảo trang bị cơ sở vật chất cho công ty khi có nhu cầu.

– Đảm nhận nhiệm vụ lễ tân văn phòng;

+ Trả lời điện thoại từ khách hàng;

+ Đón khách thay ban giám đốc;

+ Xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến bộ phận chức năng;

+ Hỗ trợ các cuộc họp của công ty;

+ Tổ chức thực hiện hội thảo, hội họp, lớp học của công ty (nếu có).

– Thực hiện các công việc về công tác văn thư

+ Tiếp nhận công văn, văn bản gửi đến công ty, phân loại và gửi đến bộ phận chức năng..

+ Xử lý công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài.

+ Tiếp nhận, bảo quản và lưu trữ công văn, hợp đồng, tài liệu liên quan trên hệ thống công ty.

+ Chấm công cho nhân viên công ty;

+ Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp;

+ Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên;

+ Thu xếp in ấn, photocopy khi cần thiết.

– Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị của công ty

+ Theo dõi và quản lý trang thiết bị, tài sản công ty cũng như đặt mua khi cần thiết;

+ Mua sắm văn phòng phẩm và đồ dùng theo nhu cầu của nhân viên;

+ Quản lý văn phòng phẩm như sách, báo, tạp chí theo nhu cầu của công ty.

– Hỗ trợ thực hiện các dự án của công ty, doanh nghiệp

+ Tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý;

+ Hỗ trợ quản lý chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo;

+ Hỗ trợ làm hồ sơ cho dự án của công ty.

Ngoài ra nhân viên văn phòng còn đmả nhiệm một số công việc khác như: Hỗ trợ các vấn đề pháp lý, tư vấn các vấn đề lên quan đến giấy tờ, pháp lỹ, hỗ trợ cho các nhà lãnh đạo kế hoạch công tác của công ty,…

Tuy nhiên, tùy từng quy mô và lĩnh vực hoạt động của mỗi doanh nghiệp mà công việc của nhân viên văn phòng sẽ linh hoạt và đa dạng khác nhau.

1. Khái niệm nhân viên văn phòng là gì?

Tìm hiểu nhân viên văn phòng là gì?

Việc làm văn phòng nhìn chung là những công việc khá nhẹ nhàng, khối lượng công việc tuy đa dạng nhưng không quá nặng nhọc và phù hợp với nhiều đối tượng khác nhau, ưu tiên có bằng cấp nhưng không bắt buộc. Do vậy, việc làm văn phòng với số lượng tuyển dụng rất lớn không chỉ là cơ hội cho những ứng viên có trình độ chuyên môn, tốt nghiệp Cao đẳng, đại học mà còn mở ra định hướng nghề nghiệp cho những người chỉ tốt nghiệp phổ thông.

Nhân viên văn phòng (Office staff) được định nghĩa là những người làm ở vị trí công việc văn phòng tại các cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức Nhà nước và tư nhân, thực hiện các công việc có tính chất hành chính để đạt được kết quả công việc nhất định.

Thông thường, việc phân chia bằng cấp tương quan với công việc văn phòng sẽ được định hình chung ở một mức tương đối là:

• Nhân viên văn phòng tại các cơ quan, đoàn thể Nhà nước (hay còn gọi là Nhân viên văn phòng chức năng): Yêu cầu bằng cấp

• Nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp, công ty tư nhân: Bằng cấp không bắt buộc (tùy thuộc vào đơn vị kinh doanh và vị trí công việc cụ thể).

Mặc dù bằng cấp tại Việt Nam hiện nay vẫn được coi trọng rất cao nhưng cũng đừng vì vậy mà lo lắng khi đi ứng tuyển, bạn có thể cho nhà tuyển dụng thấy sự chuyên nghiệp, tâm quyết của mình qua một bản CV hành chính văn phòng thật đẹp, ấn tượng thì bạn vẫn có cơ hội được phỏng vấn và có việc làm.

2. Những công việc văn phòng không cần bằng cấp có thu nhập tốt nhất hiện nay

Có rất nhiều công việc văn phòng có mức lương cao và không yêu cầu bằng cấp, bạn có thể tham khảo những công việc dưới đây để biết thêm nhé.

Những công việc văn phòng không cần bằng cấp có mức lương cao

2.1. Nhân viên telesales

Đứng đầu trong top những công việc văn phòng không yêu cầu bằng cấp, có thu nhập cao là số lượng lớn bộ phận nhân viên telesales.

Nhân viên telesales thực chất là một dạng thức của nhân viên kinh doanh, thực hiện công việc gọi điện, giao tiếp gián tiếp với khách hàng, tư vấn, giới thiệu và bán sản phẩm, dịch vụ đầu ra của đơn vị kinh doanh.

Hầu hết, những thông tin về sản phẩm, dịch vụ của đơn vị kinh doanh đều đã được lên kịch bản chi tiết, nhân viên telesales bước đầu chỉ cần học thuộc và tư vấn cho khách hàng dựa trên những dữ liệu đã có sẵn cùng sự hoạt ngôn của bản thân, chưa cần kinh nghiệm hay sự sáng tạo. Qua sự giao tiếp với khách hàng, nhân viên telesales lâu dần sẽ có được những kỹ năng bán hàng nhất định, khả năng chốt đơn, giao tiếp và nắm bắt tâm lý khách hàng. 

Công việc này đòi hỏi nhân viên phải tạo ra doanh thu. Đây vừa là thách thức, vừa là cơ hội cho nhân viên, phù hợp với những người năng động, nhiệt huyết và có mục tiêu kiếm tiền rõ ràng.

• Cơ hội: Ngoài mức lương cứng thu về, nhân viên telesales sẽ có thêm khoản thu nhập là hoa hồng được trích ra từ lợi nhuận thu về qua doanh thu.

• Thách thức: Việc làm telesale đa phần sẽ áp doanh số và bắt buộc nhân viên phải bán được hàng, tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp.

2.2. Nhân viên kinh doanh, marketing

Cũng giống như telesales, nhân viên kinh doanh là một trong những bộ phận nhân viên văn phòng không bắt buộc về bằng cấp, chuyên môn.

Nhân viên kinh doanh thực hiện các công việc chính là: Tìm kiếm, tiếp cận khách hàng tham gia dịch vụ, sản phẩm của công ty, đặc biệt là khách hàng tiềm năng.

Yêu cầu tiên quyết đối với vị trí nhân viên văn phòng marketing là tạo ra doanh số, bán được sản phẩm. Khi số lượng hàng hóa bán ra càng lớn, lợi nhuận thu về càng cao thì tỷ lệ hoa hồng nhân viên kinh doanh nhận lại càng nhiều. Chính bởi vậy, dù là công việc không yêu cầu bằng cấp, nhưng vị trí nhân viên kinh doanh vẫn luôn có mức thu nhập rất cao so với các công việc khác, bao gồm: Lương cứng + hoa hồng.

2.3. Nhân viên IT

Nhân viên văn phòng vị trí IT hay còn gọi là lập trình viên, là những người làm công việc văn phòng liên quan trực tiếp đến lĩnh vực công nghệ thông tin, máy tính, phát triển game, phát triển website, khắc phục lỗi công nghệ, …

So với các ngành nghề khác cùng nhóm nghề văn phòng, vị trí IT có mức lương cao và ổn định, tuy không yêu cầu bằng cấp nhưng phải giỏi chuyên môn, đáp ứng được những hiệu suất công việc cụ thể.

IT không yêu cầu bằng cấp nhưng đòi hỏi kinh nghiệm và chuyên môn cao

2.4. Nhân viên chăm sóc khách hàng

Chăm sóc khách hàng cũng là một vị trí công việc không yêu cầu bằng cấp.

Chăm sóc khách hàng thực chất là việc nhân viên có khả năng liên kết và giữ mối liên hệ với khách hàng, tạo nguồn doanh thu lâu dài với khách hàng tiềm năng, chốt đơn, bán sản phẩm, dịch vụ dựa trên nguồn khách hàng không phải tìm kiếm (khách hàng cũ/ khách hàng tiếp nhận từ bộ phận sale).

Để có thể trở thành nhân viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, ứng viên ngoài việc có giọng nói tốt, dễ nghe, mạch lạc thì cũng cần có khả năng xử lý tình huống chuyên nghiệp, nắm bắt tâm lý khách hàng, thị trường lao động và ngoại hình ổn.

2.5. Nhân viên bán sale

Hầu hết các vị trí nhân viên bán sale đều không yêu cầu bằng cấp (trừ nhân viên tư vấn tuyển sinh ở các trường Cao đẳng, Đại học).

Nhân viên bán sale là người giữ vị trí văn phòng cố định, chịu trách nhiệm công việc văn phòng cơ bản, đồng thời bán hàng nhưng phần lớn không áp doanh số mà có thể có thu nhập gia tăng từ phần doanh thu tạo ra.

Yêu cầu kỹ năng đối với nhân viên văn phòng không cần bằng cấp

Những kỹ năng cần thiết cho vị trí nhân viên văn phòng không cần bằng cấp đáp ứng tối ưu nhu cầu tuyển dụng:

• Kỹ năng giao tiếp tốt: Đây là một trong những kỹ năng tiên quyết cho những vị trí công việc văn phòng không cần bằng cấp. Kỹ năng giao tiếp 1 phần là tố chất, 1 phần là sự rèn luyện dựa trên những kinh nghiệm va vấp thực tế. Kỹ năng giao tiếp tốt được thể hiện ở những khía cạnh như giọng nói, ngôn ngữ cơ thể, sắc mặt, phong thái giao tiếp, khả năng tương tác và gợi mở câu chuyện với người giao tiếp của chủ thể giao tiếp.

• Kỹ năng làm việc nhóm: Trong xã hội hiện đại, kỹ năng làm việc nhóm được đánh giá rất cao, nhất là ở những công ty tư nhân, doanh nghiệp có quy mô lớn. Kỹ năng làm việc nhóm một mặt giúp cá nhân có khả năng gắn kết với tập thể, mặt khác đạt được hiệu suất công việc nhanh chóng, dễ dàng tương tác với đồng nghiệp, khách hàng và mở rộng, đổi mới tư duy.

• Kỹ năng xử lý tình huống: Kỹ năng xử lý tình huống là việc nhân viên có khả năng giải quyết được những tình huống xảy ra trong quá trình làm việc, nhất là tình huống phát sinh từ khách hàng khó tính. Đây là một trong những kỹ năng quan trọng nhất cho phép nhân viên đạt được hiệu quả cao trong công việc.

• Kỹ năng thuyết trình trước đám đông: Thuyết trình là việc nhân viên có thể nói được lưu loát, mạch lạc về một chủ đề cụ thể, đồng thời có khả năng mở rộng vấn đề. Thuyết trình không phải lúc nào cũng cần đến, nhưng lại là yếu tố cần thiết đánh giá được khả năng giao tiếp, tương tác và tư duy của nhân viên. Một người có khả năng thuyết trình trước đám đông tốt sẽ có những tố chất như: Tự tin trong giao tiếp, biết sử dụng ngôn ngữ cơ thể hiệu quả, khả năng sử dụng ngôn từ linh hoạt và tư duy phản biện nhanh – những tố chất quan trọng trong kinh doanh.

• Kỹ năng nắm bắt tâm lý khách hàng: Đây là kỹ năng cực kỳ quan trọng, nhất là đối với bộ phận sale và chăm sóc khách hàng. Việc hiểu được tâm lý khách hàng cho phép người bán hàng hiểu được khách hàng cần gì, cần những mặt hàng nào, chú trọng ở phương diện nào, mặt nào là cấp thiết, mặt nào hạn chế,  … để từ đó sale mạnh và chăm sóc ở mặt đó.

Trên đây là một số vị trí công việc nhân viên văn phòng không yêu cầu bằng cấp mà vẫn có thu nhập tốt nhất hiện nay. Vui lòng truy cập website: / để tham khảo những vị trí công việc phù hợp, vị trí việc làm nhân viên văn phòng tiềm năng.

Nhân viên văn phòng là gì? 

Nhân viên văn phòng là một trong những nhân sự quan trọng đối với công ty hoặc doanh nghiệp. Đây là những người chịu trách nhiệm chính cho các công việc liên quan đến hành chính nhân sự. Mỗi khi đề cập đến vị trí nhân viên văn phòng, có rất nhiều bạn nghĩ ngay đến những người làm công việc đơn giản, an nhàn. 

Đọc thêm: Admin Officer Là Gì? Mô Tả Công Việc Của Admin Văn Phòng

Nhân viên văn phòng làm những gì? 

Lễ tân văn phòng

• Trả lời điện thoại của khách hàng khi họ liên hệ đến công ty
• Đón tiếp khách hàng hoặc đối tác thay ban giám đốc
• Xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách hàng đi đến những phòng ban/bộ phận chức năng
• Hỗ trợ sắp xếp phòng họp và các cuộc họp của công ty
• Tổ chức thực hiện hội thảo, hội thảo, lớp học của công ty nếu có.

Công tác văn thư, lưu trữ

• Tiếp nhận các chứng từ, văn bản gửi đến công ty, phân loại và gửi đến phòng ban/bộ phận chức năng
• Xử lý công văn, giấy tờ, văn bản gửi ra bên ngoài đối tác hoặc khách hàng theo yêu cầu
• Tiếp nhận, bảo quản và lưu trữ công văn, hợp đồng, tài liệu liên quan trên hệ thống công ty
• Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp của các phòng ban trong công ty
• Thu xếp in ấn, photocopy khi cần thiết.

Quản lý nhân sự

• Công tác theo dõi chuyên cần, quy định đặt ra cho nhân viên, chấm công cho nhân viên công ty
• Quản lý hồ sơ, theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên
• Trực tiếp trả lời các thắc mắc hoặc chịu trách nhiệm cầu nối liên hệ đơn vị liên quan giải đáp các yêu cầu về quyền lợi của nhân viên.

Quản lý tài sản, trang thiết bị văn phòng

• Chịu trách nhiệm quản lý trang thiết bị, tài sản công ty cũng như đặt mua trang thiết bị khi cần thiết
• Là người đứng ra mua sắm văn phòng phẩm và đồ dùng theo nhu cầu của nhân viên
• Quản lý văn phòng phẩm như sách, báo, tạp chí, tài sản chung của công ty tại văn phòng làm việc. 

Các công việc hành chính khác

• Thanh toán các khoản phí cho công ty
• Hỗ trợ dự án cho công ty 
• Phối hợp với các phòng ban khác tổ chức các sự kiện nội bộ, truyền thông.
• Thanh toán các khoản phí cho công ty
• Hỗ trợ dự án cho công ty 
• Phối hợp với các phòng ban khác tổ chức các sự kiện nội bộ, truyền thông. 

Nhân viên văn phòng là gì?

Nhân viên hành chính văn phòng giữ vị trí quan trọng trong công ty

Trong mỗi công ty hay tổ chức, doanh nghiệp đều không thể thiếu vị trí nhân viên văn phòng hay nói cách khác chúng giữ vai trò rất quan trọng. Trong tiếng anh, nó được dịch là “Office Staff”, là người chuyên phụ trách những công việc thuộc về hành chính văn phòng và cũng được coi như “bảo mẫu” của công ty. 
Đây được coi là bộ phận cốt lõi, chủ chốt có vai trò trong mọi lĩnh vực của công ty. Họ làm việc liên quan tới các giấy tờ, thủ tục hành chính, lễ tân, tổ chức các sự kiện của công ty hoặc tư vấn pháp lý nếu cần thiết. Do đó mà nhiều công ty thường ghép bộ phận Hành chính với Nhân sự để tiện quản lý hơn. 

Công việc của nhân viên văn phòng

Công việc của nhân viên vị trí này thường được mọi người đánh giá thấp, cho rằng đó là những công việc vặt. Tuy nhiên, vai trò của họ rất lớn, chỉ cần thiếu vắng 1 ngày, dường như mọi hoạt động của công ty bị xáo trộn, không có tổ chức. Dưới đây là những công việc cụ thể mà một nhân viên văn phòng phụ trách:
Lễ tân: phụ trách đón khách, tiếp nhận các cuộc điện thoại, hướng dẫn khách khi họ tới công ty và tổ chức các cuộc họp công ty.
Công việc văn thư: tiếp nhận và xử lý các loại giấy tờ công ty, soạn thảo thư từ, lưu trữ giấy tờ.
Quản lý cơ sở vật chất của công ty: mua sắm trang thiết bị, cơ sở vật chất cho công ty, duy trì và thay mới đồ dùng nếu cần thiết.
Duy trì môi trường làm việc tốt: là người đứng ra trong mọi cuộc chơi từ tìm địa điểm, sắp xếp hoạt động và là cầu nối giúp nhân viên giao tiếp với nhau nhiều hơn.
Từ đó có thể thấy công việc của nhân viên hành chính văn phòng rất đa dạng, liên quan tới nhiều lĩnh vực và cần phải có sự hiểu biết nhiều. Do đó, nó càng khẳng định vai trò của vị trí này trong công ty, tổ chức.

Những kỹ năng mà nhân viên văn phòng cần có

Nhân viên cần trang bị nhiều kỹ năng quan trọng

Để trở đảm nhận vị trí này trong công ty, bạn cần đảm bảo những tiêu chuẩn nhất định, đủ để có thể thực hiện những tác vụ cơ bản và tiến xa hơn trong ngành nghề này. Ngoài việc có bằng cấp thì bạn cũng cần sở hữu những kỹ năng quan trọng và có ích cho ngành.

Bằng cấp

Đa số ở các công ty đều yêu cầu nhân viên văn phòng cần có bằng cấp như cao đẳng, đại học, trung cấp, … Và ngành học của bạn thuộc các lĩnh vực như: hành chính nhân sự, quản trị văn phòng, quản trị kinh doanh, luật, … Ngoài ra, bạn cũng cần có những chứng chỉ kèm theo như: chứng chỉ tin học văn phòng (IC3, MOS, …), chứng chỉ Tiếng Anh (Toeic, toefl, ielts, …) để thể hiện được bản thân có năng lực phù hợp vị trí này.

Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong mọi lĩnh vực, không chỉ vị trí nhân viên hành chính văn phòng. Giao tiếp tốt sẽ tạo dựng được mối quan hệ, thuận lợi cho việc bày tỏ ý kiến và thuyết phục mọi người. Một nhân viên không cần phải giao tiếp giỏi như diễn giả mà cần có sự linh hoạt, chủ động trong mọi vấn đề.

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Chắc chắn khi làm việc sẽ phải tiếp xúc, đối mặt với rất nhiều khó khăn. Do đó, khi một nhân viên có kỹ năng giải quyết vấn đề tốt sẽ khiến mọi việc đơn giản và có hướng đi. Trong mọi tình huống, bạn cần thông minh, khéo léo để làm mọi việc nhỏ đi, tránh gây xáo trộn công ty, ảnh hưởng tới mối quan hệ trong và ngoài giữa các nhân viên.

Tinh thần ham học hỏi

Để trở thành một nhân viên văn phòng tốt, bạn cần không ngừng học hỏi, nâng cao kiến thức. Phát huy tinh thần chủ động, tiếp thu cái tiến bộ, loại bỏ cái xấu, phấn đấu không ngừng để trở thành nhân viên gương mẫu.

Những khó khăn nhân viên văn phòng gặp phải

Nhân viên hành chính văn phòng cũng gặp phải nhiều khó khăn

Trong bất cứ công việc nào cũng đều có những khó khăn nhất định và nhân viên văn phòng cũng vậy. Khi giữ vị trí này, bạn sẽ gặp phải nhiều rắc rối, khiến bản thân chán nản.

Lương không cao

Nhân viên trong ngành nghề này phải làm nhiều việc nhưng lương thì chưa thực sự phù hợp. Chính vì lẽ đó mà nhiều người không trụ được trong nghề, sớm bỏ dở theo đuổi những lĩnh vực khác. Tuy nhiên, khi bạn leo lên tới vị trí quản lý thì mức lương cũng đáng kể rồi đó.

Áp lực công việc

Chắc chắn bạn sẽ phải làm việc với máy tính và giấy tờ nhiều, thời gian nghỉ ngơi ít mà công việc thì chất như núi. Lâu dần bạn sẽ bị stress, không có động lực đi làm khi mà hằng ngày sợ sếp la vì chưa hoàn thành công việc, bị đồng nghiệp réo tên khi muốn nhờ cái này cái khác.

Vấn đề sức khỏe

Khi làm việc với máy tính nhiều và ngồi trong văn phòng hàng giờ đồng hồ sẽ khiến bạn gặp phải vấn đề với sức khỏe như bệnh về cột sống, béo phì, tim mạch, thận, … Do đó, hãy xây dựng cho mình những thói quen tốt và ăn uống lành mạnh để giảm thiểu tác động của công việc này.
Như vậy, bài viết đã giải thích chi tiết nhân viên văn phòng là gì và vai trò của vị trí này trong công ty. Mỗi nghề có đặc thù riêng, có niềm vui nhất định và nhân viên hành chính văn phòng cũng vậy.

Nhân viên văn phòng là gì?

Trả lời câu hỏi, nhân viên văn phòng là gì? Bạn có thể hiểu đơn giản, nhân viên văn phòng giống như một “bảo mẫu” của công ty, doanh nghiệp. Tuy đảm nhiệm những công việc đơn giản, nhưng lại có vai trò vô cùng quan trọng với bất cứ đơn vị nào.

Nhân viên văn phòng chủ yếu làm các công việc liên quan đến thủ tục hành chính như: Công tác lễ tân, sắp xếp lịch làm việc, lịch họp cũng như và đảm bảo trang bị cơ sở vật chất cho công ty khi có nhu cầu.

Ngoài ra, nhân viên văn phòng còn chăm sóc sức khỏe cho nhân viên cũng như nhu cầu khác của các phòng ban trong công ty. Vì tính chất công việc như vậy, ở nhiều công ty, bộ phận làm nhân viên văn phòng được bố trí và sắp xếp hợp lý để thuận tiện cho việc trao đổi, hỗ trợ lẫn nhau.

Hiện nay, một số công ty của tuyển nhân viên văn phòng part time và full time. Tùy theo hoàn cảnh của mình mà chọn công việc cho phù hợp.

Truy cập Việc Làm Tốt để tham khảo thêm việc làm nhân viên văn phòng mới nhất!

Công việc hằng ngày của nhân viên văn phòng

Công viên nhân phòng làm những gì? Đây là một trong những câu hỏi được nhiều người quan tâm và tìm kiếm câu trả lời phổ biến nhất hiện nay.

Khi nhắc đến công việc nhân viên văn phòng chẳng hạn như nhân viên văn phòng trường mầm non,… Nhiều người có thái độ “coi thường”, cho rằng đó là những công việc giấy tờ nhỏ nhặt. Tuy nhiên thực tế, trách nhiệm của một nhân viên văn phòng khá đa dạng và bao quát. Bởi chỉ cần một ngày thiếu vắng thì y như rằng cả văn phòng sẽ rối loạn ngay cả lên.

Vậy nhân viên văn phòng là làm gì? Dưới đây là những công việc cụ thể của họ:

Đảm nhận nhiệm vụ lễ tân văn phòng

• Trả lời điện thoại từ khách hàng
• Đón khách thay ban giám đốc
• Xử lý thông tin ban đầu và hướng dẫn khách đến bộ phận chức năng
• Hỗ trợ các cuộc họp của công ty
• Tổ chức thực hiện hội thảo, hội họp, lớp học của công ty (nếu có)

Thực hiện các công việc về công tác văn thư

• Tiếp nhận công văn, văn bản gửi đến công ty, phân loại và gửi đến bộ phận chức năng.
• Xử lý công văn, giấy tờ, văn bản ra ngoài
• Tiếp nhận, bảo quản và lưu trữ công văn, hợp đồng, tài liệu liên quan trên hệ thống công ty.
• Chấm công cho nhân viên công ty ( xin đến muộn, về sớm, nghỉ phép).
• Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp
• Theo dõi chế độ bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên
• Thu xếp in ấn, photocopy khi cần thiết

Quản lý cơ sở hạ tầng, trang thiết bị của Công ty

• Theo dõi và quản lý trang thiết bị, tài sản công ty cũng như đặt mua khi cần thiết.
• Mua sắm văn phòng phẩm và đồ dùng theo nhu cầu của nhân viên.
• Quản lý văn phòng phẩm như sách, báo, tạp chí theo nhu cầu của công ty

Hỗ trợ thực hiện các dự án của công ty, doanh nghiệp

• Tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý
• Hỗ trợ quản lý chương trình, kế hoạch công tác cho lãnh đạo
• Hỗ trợ làm hồ sơ cho dự án của công ty

Ngoài ta, nhân viên hành chính văn phòng, còn đảm nhiệm một số công việc khác như:

• Duy trì môi trường làm việc: Chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, tổ chức khám sức khỏe định kỳ. Đứng ra giải quyết các mâu thuẫn giữa các cá nhân, dung hòa các mối quan hệ vì lợi ích chung của công ty.
• Hỗ trợ các vấn đề pháp lý: Tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý, hỗ trợ cho các lãnh đạo quản lý chương trình, kế hoạch công tác của công ty.

Tuy nhiên, tùy từng quy mô và lĩnh vực hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Mà công việc của nhân viên văn phòng sẽ linh hoạt và đa dạng khác nhau.

I. Bản mô tả công việc cho vị trí nhân viên văn phòng

Những nhiệm vụ mà nhân viên văn phòng phải đảm nhận không chỉ gói gọn trong giấy tờ, hồ sơ mà bao gồm nhiều nội dung:- – –

• Trực lễ tân

  • Nghe điện thoại

  • Chuyển cuộc gọi đến bộ phận liên quan

  • Đón tiếp khách đến công ty

• Theo dõi, thanh toán các chi phí mỗi tháng

  • Cước điện thoại, internet, tiền điện nước, phí thuê văn phòng…

  • Tạm ứng hoặc thanh toán cho các đơn vị cung cấp dịch vụ cho công ty như văn phòng phẩm, bảo trì máy lạnh, sửa máy in…

• Quản lý văn phòng phẩm, trang thiết bị văn phòng

• Quản lý hồ sơ, công văn, các chứng từ hợp đồng

• Soạn thảo văn bản, hợp đồng, bảng chào giá…

• Hỗ trợ công tác văn thư cho các phòng ban

• Triển khai khám sức khỏe định kỳ cho nhân viên công ty, đặt báo chí, đặt hoa trang trí

• Hỗ trợ việc triển khai các dự án, các hoạt động ngoại khóa, các khóa học bổ sung nghiệp vụ…

>>>10 kỹ năng văn phòng cơ bản một nhân viên cần có

II. Yêu cầu tuyển dụng đối với nhân viên văn phòng

1. Trình độ chuyên môn

• Tốt nghiệp trung cấp trở lên ở các ngành nghề liên quan đến quản trị văn phòng, văn thư lưu trữ, hành chính thư ký được xem là phù hợp nhất. Tuy nhiên, nhà tuyển dụng vẫn mở rộng cơ hội cho ứng viên ở mọi chuyên ngành đào tạo.

• Tin học văn phòng thành thạo, chú trọng phần mềm như Microsoft Word, Microsoft Excel, Powerpoint.

• Tiếng Anh là yêu cầu không thể thiếu. Tùy vào đặc thù đối tác của doanh nghiệp mà mức độ yêu cầu trình độ ngoại ngữ sẽ khác nhau.

2. Kinh nghiệm thực tiễn

Công việc của một nhân viên văn phòng khá phổ biến trong cuộc sống nên đa phần ứng viên đều có thể đáp ứng công việc trong thời gian rất nhanh.

Vì vậy, kinh nghiệm mà nhà tuyển dụng yêu cầu phổ biến chỉ khoảng 1 năm. Nhiều doanh nghiệp chấp nhận tuyển dụng sinh viên mới ra trường, chưa trải kinh nghiệm thực tiễn.

3. Kỹ năng nghề nghiệp

Nhiệm vụ của nhân viên văn phòng khá đa dạng, do vậy, kỹ năng của ứng viên cũng là sự kết hợp nhiều kỹ năng nghề nghiệp khác nhau

• Kỹ năng thư ký, văn thư

• Kỹ năng quản lý nhân sự

• Kỹ năng quan hệ đối ngoại

• Kỹ năng kế toán, chi tiêu

• Kỹ năng tiếp thị, kinh doanh…

luathoangphi.vn › Tài liệu › Là gì?, vieclam123.vn › nhan-vien-van-phong-co-can-bang-cap-khong-b1672, working.vn › viec-lam-van-phong-danh-cho-sinh-vien-va-nguoi-khong-ba…, bepress.vn › Tài chính kinh tế, glints.com › Home › Thế Giới Công Sở, vanphongchothue.vn › Tin tức, www.vieclamtot.com › kinh-nghiem › nhan-vien-van-phong-la-gi, tinhte.vn › Thông tin – Sự kiện › Việc làm, talentbold.com › tim-hieu-nghe-nghiep-cua-nhan-vien-van-phong-791-ns, Tuyển Nhân viên văn phòng tốt nghiệp THPT, Những công việc văn phòng không cần bằng cấp, Nhân viên văn phòng có cần bằng đại học không, Nhân viên văn phòng lương bao nhiêu, Có bằng cấp 3 thì làm nghề gì, Nhân viên văn phòng cần học giới môn gì, Nhân viên văn phòng học ngành gì, Nhân viên Văn phòng