Quản Trị Hành Chính Văn Phòng – Thông tin tuyển sinh Đại học Cao đẳng

1. Quản trị Hành chính văn phòng là gì?

Hành chính văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh doanh. Nghĩa là nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin sao cho có hiệu quả.

Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, và kiểm tra nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.

Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin.

2. Chức năng của quản trị hành chính văn phòng

• Hoạch định công việc hành chính
• Tổ chức công việc hành chính văn phòng
• Lãnh đạo công việc hành chính văn phòng
• Kiểm soát công việc hành chính
• Dịch vụ hành chính văn phòng

3. Tiêu chuẩn của nhà quản trị hành chính

 Nhà quản trị hành chính cần có đủ các tiêu chuẩn sau:

• Có trình độ tổng quát và được đào tạo chuyên về hoạt động quản trị hành chính văn phòng
• Có khả năng gánh vác công việc hành chính văn phòng
• Có khả năng giảng dạy cho các nhân viên hành chính văn phòng trong toàn công ty
• Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và những phương pháp làm việc mở
• Có tính gần gũi, biết hoà mình, hoà đồng với những ý tưởng và những vấn đề của nhân viên
• Có óc khôi hài, giúp làm việc và làm dịu đi nhiều tình huống khó khăn
• Phong cách lịch sự
• Kiểm soát cảm xúc
• Sáng tạo
• Tự tin
• Có óc phán đoán
• Có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới

»»» Tham khảo »»» Khóa Học Hành Chính Nhân Sự Online Chuyên Nghiệp – Tương Tác Trực Tiếp Với Chuyên Gia Nhân Sự Trên 10 Năm Kinh Nghiệm

1. Quản trị hành chính văn phòng là gì?

Khái niệm quản trị hành chính văn phòng được hiểu là quá trình hoạch định, tổ chức các hồ sơ, kiểm soát công văn, giấy tờ, xử lý thông tin và phối hợp làm các hoạt động hành chính văn phòng. Với mục đích thông tin có hiệu quả, nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Đồng thời bảo đảm xử lý thông tin và hỗ trợ kịp thời cho ban lãnh đạo trong việc đưa ra các quyết định điều hành doanh nghiệp.

2. Chức năng của quản trị văn phòng

Công việc quản trị văn phòng rất quan trọng trong các công viên liên quan tới hành chính văn phòng trong các doanh nghiệp. Nhà quản trị văn phòng phải là người năng động, nhiệt tình, tài năng, biết lắng nghe và chia sẻ. Một nhà quản trị với kỹ năng tốt, đáp ứng yêu cầu công việc sẽ giúp cho doanh nghiệp nhiều hơn là một người có năng lực chuyên môn cao nhưng thiếu kỹ năng.

Các chức năng cơ bản của một nhà quản trị như sau:

Chức năng tham mưu tổng hợp mọi vấn đề

Chức năng này khá quan trọng đối với công việc quản trị văn phòng. Người làm công việc này cần có cái nhìn rộng, bao quát mọi vấn đề, mọi đối tượng. Việc kết nối các hoạt động trong tổ chức cũng được thực hiện một cách khoa học, nhịp nhàng.

Tham mưu tổng hợp là chức năng quan  trọng hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý, góp phần tìm ra những quyết định, quyết sách tốt nhất, nhằm đạt kết quả cao. Việc tham mưu cho ban lãnh đạo có thể là cá nhân hoặc tập thể.

Để thực hiện tốt chức năng tham mưu tại các doanh nghiệp, người làm công tác cần tổng hợp các thông tin trong nội bộ doanh nghiệp và tất cả các luồng thông tin bên ngoài, có thể sử dụng công nghệ thông tin để tổng hợp. Tất cả các thông tin đều phải theo nguyên tắc và trình tự nhất định. Do đó, người làm công tác quản trị hành chính muốn làm tốt chức năng tham mưu cần phải am hiểu sâu rộng, nắm bắt nhiều lĩnh vực, luôn có mặt kịp thời trong mọi vấn đề, mọi tình huống xảy ra tại văn phòng

Chức năng giúp việc điều hành của ban lãnh đạo

Người làm quản trị hành chính văn phòng sẽ là những người trực tiếp giúp việc điều hành của ban lãnh đạo. Các công việc cụ thể như sau: xây dựng kế hoạch tuần, tháng quý; thông báo tới các phòng ban liên quan; tự tổ chức hoặc phối hợp tổ chức triển khai các kế hoạch đó.

Chức năng hậu cần

Một văn phòng muốn hoạt động bình thường thì những điều kiện về cơ sở vật chất cần được đảm bảo. Ví dụ như văn phòng đủ chỗ ngồi, thiết bị máy tính, máy in, dụng cụ đồ dùng văn phòng phẩm… Đây là những vật dụng mà người làm quản trị phải quan tâm và cung cấp đầy đủ cho các phòng ban và từng vị trí công việc liên quan. Đồng thời đảm bảo những vật dụng đó được sử dụng có hiệu quả.

Số lượng và quy cách sản phẩm sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các phòng ban. Ví dụ về máy tính, phòng đồ họa thiết kế hay marketing cần sử dụng những loại máy có cấu hình cao hơn, tốt hơn để sử dụng cho mục đích công việc phải thiết kế nhiều.

Ngoài ra người quản trị cũng cần cân đối ngân sách để mua vật dụng cho phù hợp, tránh gây lãng phí, thất thoát tài sản.

1. Quản trị hành chính văn phòng là gì? 

Khái niệm 

Quản trị hành chính văn phòng có thể hiểu là tổng hợp các công việc bao gồm hoạch định, tổ chức, điều hành và kiểm soát các hoạt động hành chính trong doanh nghiệp (như quản lý thư viện, sửa chữa bảo hành thiết bị văn phòng, quản lý con dấu, tổ chức tiếp khách, hội họp, kiểm soát văn bản đi – đến…) nhằm xử lý thông tin và hỗ trợ kịp thời cho các cấp quản lý trong việc vận hành doanh nghiệp.

Quản trị hành chính văn phòng là gì?

Chức năng của bộ phận quản trị hành chính văn phòng 

Về cơ bản, quản trị hành chính văn phòng có những chức năng sau đây: 

• Hoạch định các công việc hành chính liên quan
• Tổ chức hoạt động trong phạm vi văn phòng bao gồm: hội họp, đón tiếp đối tác – khách hàng,… 
• Lãnh đạo các công việc hành chính văn phòng
• Kiểm soát các đầu mục công việc hành chính bao gồm: các văn bản đi đến, kiểm soát nhân viên ra vào, giờ giấc làm việc, hàng hóa đi đến,.. 
• Thực hiện các dịch vụ hành chính văn phòng khác

2. Tầm quan trọng của quản trị hành chính văn phòng

Hành chính văn phòng phần lớn là các hoạt động xử lý, lưu trữ và ghi nhớ công văn giấy tờ cho toàn bộ các bộ phận trong tổ chức, do vậy nó đóng vai trò như một bộ não chứa đựng thông tin quan trọng cho doanh nghiệp. 

Bên cạnh đó, quản trị hành chính còn góp phần giúp cho các hoạt động vận hành doanh nghiệp diễn ra trôi chảy, đảm bảo dòng chảy quy trình làm việc không bị đứt đoạn bởi thiếu các thông tin đầu vào. 

Tầm quan trọng của quản trị hành chính văn phòng

Đây là nghiệp vụ quan trọng và không thể thiếu trong tổ chức, phản ánh mức độ chuyên nghiệp của tổ chức và đảm bảo hiệu suất làm việc ổn định. 

=> Thiếu đi công tác quản trị hành chính, các quy trình doanh nghiệp sẽ không thể hoạt động, thông tin không được lưu trữ liền mạch khiến nhà quản trị gặp khó trong khâu kiểm soát, triển khai.